Wenn es dir wie den meisten Unternehmen geht, die Meetings, Messen, Roadshows, interne Veranstaltungen oder Zimmerkontingente buchen, kennst Du vielleicht dieses Problem: Schon die Recherchephase raubt dir Zeit, Nerven und Fokus. Die Vielzahl an Informationen, fehlende Standards und unübersichtliche Angebote machen die Vorbereitung unnötig kompliziert – mit spürbarem Einfluss auf dein Kerngeschäft.

Bei der Planung von Veranstaltungen ist es naheliegend, sich auf scheinbar logische Vorgehensweisen zu verlassen. Viele Unternehmen glauben: „Wenn wir genug Dienstleister anfragen, bekommen wir schon das beste Angebot.“ Eine Strategie, die auf den ersten Blick sinnvoll erscheint – denn mehr Angebote bedeuten doch automatisch eine bessere Auswahl, oder?

Andere wiederum denken: „Wir können das schon selbst – ist ja nur ein Hotel oder Caterer.“ Die Aufgaben werden intern verteilt, oft neben dem Tagesgeschäft, in der Annahme, dass die Recherche auch ohne Fachwissen gut zu bewältigen ist.

Auch die Angebotsauswertung erfolgt häufig erst im Nachgang – frei nach dem Motto: „Die Angebote vergleichen wir dann intern – das geht schon irgendwie.“ Dabei wird davon ausgegangen, dass ein Vergleich schon irgendwie möglich sein wird, auch wenn die Angebote unterschiedlich aufgebaut sind.

„Unsere Anforderungen sind doch klar – das muss doch jeder Anbieter verstehen.“ – mit dieser Überzeugung werden Anfragen verschickt, ohne zu bedenken, dass jede Branche und jeder Anbieter Anforderungen unterschiedlich interpretiert.

Diese Denkansätze prägen die Herangehensweise vieler Unternehmen bei der Dienstleistersuche – und wirken zunächst vollkommen nachvollziehbar. Doch gerade hier liegt oft der Ursprung späterer Herausforderungen.

Wer bei der Dienstleistersuche echte Ergebnisse erzielen will braucht „Nicht mehr Angebote, sondern die richtigen – klar aufbereitet & vergleichbar.“ Denn eine gezielte Vorauswahl spart Zeit, reduziert Chaos und ermöglicht bessere Entscheidungen.

„Professionelle Unterstützung lohnt sich – selbst bei nur einem Anbieter.“ Externe Profis erkennen Stolpersteine, die intern oft übersehen werden, und schützen vor teuren Fehlentscheidungen.

Dazu braucht es vor allem eines: „Struktur statt Bauchgefühl: Vergleichskriterien sind essenziell.“ Einheitliche Angebotsformate und klare Bewertungskriterien schaffen Transparenz, Nachvollziehbarkeit – und Sicherheit im Entscheidungsprozess.

Auch in der Kommunikation zeigt sich, wie viel Potenzial in einem strukturierten Vorgehen steckt. „Klare Briefings, gezielte Kommunikation, strukturierte Rückläufe.“ So werden Missverständnisse minimiert und belastbare Angebote schneller erreicht.